Khi khởi nghiệp, vấn đề đầu tiên các chủ doanh nghiệp phải đối mặt, đó là thuê mặt bằng. Cụ thể trong bài viết này là văn phòng làm việc. Tại TP.HCM, ở những quận trung tâm thường có rất nhiều tòa nhà cho thuê văn phòng. Tuy nhiên, với những dịch vụ cho thuê văn phòng trọn gói quận 1 thì bạn cũng nên quan tâm đến những yếu tố mang tính chi tiết hơn là chỉ nhìn về giá. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ tới bạn những điều bạn nên biết và nắm chắc khi chọn thuê một văn phòng làm việc.

1. Xác định vị trí tòa nhà văn phòng

Hãy xem xét nhu cầu và tính chất làm việc của doanh nghiệp để đưa ra khu vực bạn muốn đặt văn phòng trước. Tuy nhiên, vị trí văn phòng thường phải phù hợp với những nhu cầu như di chuyển thuận lợi qua các quận, ít kẹt xe, đường 2 chiều, có lề đường và lòng đường rộng…

Một lưu ý, đó là bạn không nên thuê văn phòng tại các quận vùng ven. Bởi một công ty ở xa xôi sẽ không gây được thiện cảm, chưa kể việc di chuyển qua nhiều quận với giao thông ở TP.HCM là rất phức tạp và nguy hiểm, nên rất dễ gây cho đối tác và khách hàng tâm lí khó chịu, sinh ra phàn nàn và dẫn đến công việc của bạn khó có thể suôn sẻ. Do đó, bạn nên tránh thuê các văn phòng ở quận 2, quận 9,…

>>>Xem thêm: Các tòa nhà có văn phòng cho thuê vị trí đẹp ở tpHCM

2. Quy mô và tiện ích của tòa nhà cho thuê

Quy mô của tòa nhà sẽ phản ánh mức độ hiện đại và những tiện ích mà bạn sẽ được sử dụng. Một văn phòng làm việc trong một tòa nhà có quy mô lớn sẽ được trang bị đầy đủ những cơ sở vật chất, hạ tầng. Chưa kể, đó là những trang thiết bị cao cấp, khó hao mòn theo năm tháng nên bạn sẽ có được sự thoải mái, giảm bớt được sự chờ đợi để có thêm được thời gian để làm việc nhiều việc khác. 

3. Bãi để xe, chế độ về thời gian giữ xe         

Tiếp đến là vấn đề chỗ để xe. Ở những vị trí trung tâm thành phố, có được chỗ để xe rộng rãi luôn là vấn đề được các chủ doanh nghiệp quan tâm khi thuê văn phòng. Với công ty có quy mô lớn thì số lượng xe sẽ rất nhiều và đôi khi các tòa nhà sẽ không chấp nhận nhận giữ xe cho các doanh nghiệp.

Các nhân viên tại các văn phòng quận 1 đã từng chia sẻ rằng: họ không thích một nơi để xe chật chội, khó ra vào và không đủ chỗ chứa cho xe nhân viên và cả khách hàng. Đôi khi nhân viên còn tính đến việc đi làm sớm để có chỗ giữ xe nhưng không cũng không được, đành phải gửi xe ở những khu vực lân cận.

4. Tìm hiểu về đơn vị cho thuê văn phòng

Bạn nên tìm hiểu kỹ thông tin về đơn vị cho doanh nghiệp thuê tòa nhà văn phòng thay vì tìm hiểu ban quản lý của tòa nhà đó. Một đơn vị cho thuê uy tín và chuyên nghiệp sẽ có đa dạng các loại văn phòng để bạn có thể lựa chọn, đi cùng với đó là một bản hợp đồng rõ ràng các điều khoản, nội quy, nghĩa vụ và trách nhiệm của hai bên. Họ sẽ có đội ngũ nhân viên hỗ trợ bạn thuê văn phòng tận tình nhất.

Bạn cũng nên chuẩn bị sẵn những vấn đề, câu hỏi thắc mắc để thương lượng với chủ cho thuê trước khi kí hợp đồng. Mọi vấn đề thương lượng đều phải được rõ ràng trong bản hợp đồng, đúng pháp luật. 

5. Chi phí quản lý và thuế VAT

Việc xem kỹ giá thuê mà chủ đầu tư đưa ra, đã bao gồm phí quản lý và thuế VAT trong giá thuê hay chưa sẽ giúp bạn tránh các chi phí phát sinh một cách không mong đợi.

6. Chi phí phát sinh khi làm thêm giờ (nếu có)

Nhiều tòa nhà cho bạn làm việc ngoài giờ không tính phí thuê văn phòng thêm, kể cả thứ 7 chủ nhật. Tuy nhiên, một số tòa nhà khác lại thu thêm phí làm việc ngoài giờ, đặc biệt là các tòa nhà văn phòng hạng A, B ở quận 1 của TP. HCM. Do đó, bạn cần lưu ý vấn đề này và nên hỏi rõ trước khi đặt bút ký kết.

7. Phần trăm phí gia tăng tòa nhà

Nếu bạn quyết định thuê một văn phòng nào đó, hãy làm rõ về phần này. Vì đa số các chủ đầu tư khi cho thuê văn phòng đều niêm yết giá thuê văn phòng bằng USD và thời gian hợp đồng cho thuê thường sẽ từ 2-5 năm. Do đó, việc tăng giá hàng năm sẽ xảy ra và bạn nên thỏa thuận và đưa ra một con số nhất định để tránh sau vài năm giá thuê tăng lên cao, ảnh hưởng đến ngân sách và hoạt động kinh doanh của công ty.

Việc thuê một văn phòng rất phức tạp và mất nhiều thời gian, công sức và chi phí. Và giá thuê văn phòng tại TP.HCM lại rất cao nên đây là lí do gây áp lực cho các doanh nghiệp. Một giải pháp dành cho bạn, đó là thuê  kiểu văn phòng trọn gói quận 1, quận 3 để biết được đầy đủ thông tin hơn. Bạn có thể xem thêm tại đây để có được nhiều sự lựa chọn an toàn hơn.

Trên đây là một số cẩm nang cho doanh nhân khi đi thuê văn phòng làm việc tại TP. HCM. Hy vọng qua bài viết này, đã phần nào giúp đỡ được bạn trong quá trình tìm và lựa chọn được nơi để “đóng đô” văn phòng của mình. Chúc bạn sớm tìm được nơi làm việc vừa ý nhất!