Việc thêm một văn phòng không đơn giản chỉ dừng lại ở việc tìm được một mặt bằng phù hợp mà hơn hết là ký được một hợp đồng thuê văn phòng trong đó có nhiều điều khoản mang lại lợi ích cho công ty. Dưới đây, Saigon Office sẽ chia sẻ cho bạn một số điều cần lưu ý trước khi làm việc với các chủ đầu tư cho thuê văn phòng quận 3.

Sự thỏa thuận giữa các bên

Điều đầu tiên bạn cần hiểu rõ rằng, bản hợp đồng thuê văn phòng cần được lập và thông qua của cả bên thuê và bên cho thuê. Trong bản hợp đồng đó, không bắt buộc nhưng nên có để đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của hai bên và tránh được tối đa các tranh chấp không cần thiết trước pháp luật.

Rà soát mọi chi tiết trên hợp đồng

Khi bạn đi thuê văn phòng thường chỉ chú tâm đến các điều khoản chính trong hợp đồng mà không để ý các chi tiết nhỏ, điều này dẫn đến các rắc rối về sau. Vì vậy, bạn nên thuê luật sư kiểm tra cũng như đại diện cho công ty để thương lượng những điều khoản có trong hợp đồng.

>>> Xem thêm: Cẩm nang cho doanh nhân khi đi thuê văn phòng làm việc tại TP. HCM

Chi phí cho dịch vụ thuê luật sư này không quá lớn, mà còn giúp bạn tiết kiệm thời gian, cũng như đưa ra được bản hợp đồng chính xác, tránh được những vấn đề nảy sinh trong tương lai.

Diện tích văn phòng cần được tính toán chính xác

Các tòa nhà văn phòng hiện nay chỉ tính tiền thuê cho những diện tích khách hàng thực tế sử dụng. Diện tích văn phòng bạn phải trả tiền thuê cụ thể sẽ dựa vào diện tích thuê được đo theo 3 phương pháp:

• Đo thông thủy, trong lòng văn phòng;
• Đo theo tim tường và vách bao quanh văn phòng;
• Đo theo mép ngoài của tường và vách bao quanh văn phòng.

Bạn có thể thương lượng với bên cho thuê để được chia nhỏ hoặc mở rộng phần diện tích thuê.

Diện tích văn phòng thuê cần được tính toán hợp lý

Tính chính xác thời hạn thuê văn phòng

Các tòa nhà cho thuê văn phòng hiện nay tại Việt Nam thường chỉ ký hợp đồng với các doanh nghiệp có thời hạn thuê từ 2 năm trở lên. Nếu bạn là doanh nghiệp lớn thì nên thuê với thời hạn 3 năm trở đi để nhận những ưu đãi về giá thuê. Còn đối với các doanh nghiệp mới và nhỏ chỉ nên thuê trong thời gian tối thiểu, bằng cách này nếu chẳng may đơn vị dừng hoạt động có thể tránh phải trả khoản chi phí cho văn phòng khi không hoạt động.

Chú ý đến các chi phí, dịch vụ đi kèm

Những điều khoản về các chi phí dịch vụ thường được đính kèm trong bản hợp đồng thuê văn phòng, tuy nhiên lại thường không ghi rõ thời gian sử dụng. Như mục phí quản lý bao gồm cả phí sử dụng điều hòa, quạt,… thường không được đề cập đến thời gian sử dụng có bao gồm cả ngày cuối tuần, ngày lễ, ngoài giờ hành chính hay không. Nếu công ty bạn có nhu cầu làm việc trong những khoản thời gian này, nên đề nghị bổ sung và ghi rõ trong hợp đồng thuê văn phòng, để tránh những chi phí phát sinh về sau.

Phương thức thanh toán và tiền tệ thanh toán

Hiện nay, nhiều tòa nhà ở trung tâm thành phố lớn thường quy định giá thuê theo đơn vị USD. Do tỷ giá của USD/VND thường không ổn định nên trong hợp đồng cần quy định rõ và xác định rõ ràng phương thức thanh toán bằng hình thức nào.

Thỏa thuận về phương thức thanh toán cũng như đơn vị tiền tệ

Điều khoản chấm dứt hợp đồng

Trong quá trình thuê, nếu hợp đồng chấm dứt trước thời hạn vì bất kỳ lý do nào đó, bên thuê nên gửi Công văn thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng để tiến hành giải quyết, chi trả và hoàn cọc một cách thỏa đáng và thuyết phục.

Có thể đơn phương chấm dứt hợp đồng trước thời hạn

Trách nhiệm bên thuê và bên cho thuê

Đối với bên thuê cần ghi rõ trách nhiệm: Trách nhiệm thanh toán tiền thuê, trách nhiệm sử dụng và bảo trì văn phòng, chấp hành quy định pháp luật và của tòa nhà, quy định về bảo vệ vệ sinh môi trường, an ninh trật tự công cộng, phòng cháy chữa cháy,….

Đối với bên cho thuê cần ghi rõ trách nhiệm: Về việc bàn giao mặt bằng, đảm bảo tính pháp lý của văn phòng, và các vấn đề xử lý sự cố phát sinh của văn phòng mà lỗi không thuộc bên thuê.

Trên đây là những điều cần lưu ý khi làm việc với các chủ đầu tư cho thuê văn phòng quận 3, các công ty có thể tham khảo đồng thời kết hợp với ý kiến của luật sư để hạn chế kiện tụng sau này. Hy vọng với những gợi ý này, bạn sẽ tìm được một văn phòng ưng ý. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo một số tòa nhà cho thuê văn phòng quận 3 tại đây.